浅谈消防部队基建档案管理中存在的问题与对策

摘要：基建档案管理是消防部队工程建设过程中的一项重要基础工作，基建工程档案直接反映建设工程质量的好坏，是建设工程的有机组合部分，土地房屋产权档案管理工作是维系部队土地、房屋权益的重要环节之一。随着国家经济建设快速发展，消防部队基建工程项目不断增多，提高对基建档案重要性的认识，规范部队基建档案管理，成为新形势下消防部队基建档案管理的重要任务。因此，加强工程项目档案管理显得尤为重要。加强消防部队基建档案管理，要在组织领导、建章立制、提高人员素质等方面进行，做到领导重视、相关人员通力协作、及时收集、按时归档、严格交接，推动档案工作的规范化、标准化。

关键词：消防；基建档案；管理

消防部队基建档案是指在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，它既是建设过程的真实反映和记录，又是建设发展的重要基础和依据，也是日后维权的凭证和依据。消防部队基建档案具有内容的单一性、载体的多样性、形式的特殊性等特点，随着社会信息化的飞速发展，基建档案的内容、形式、载体等属性也发生了较大的变化，特别是以基建工程项目为中心所形成的文件材料具有全面化、精确化、系统化的成套性和现实性、专业性要求，而一个完整的基建工程项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，要经过建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等好多部门，给收集管理工作带来很多困难。

一、基建档案管理中暴露出的薄弱环节和管理漏洞

（一）基建档案组织部不健全，人员不稳定，从业人员管理意识不强

相关人员对基建档案重要性缺乏足够的思想认识，学习宣传落实的主动性不高，加上基建工程队伍流动性大，人员不稳定，档案管理职责没有落实到具体人员，造成档案管理工作严重脱节，档案资料流向不清。此外，由于基建工程和档案的专业性，工程人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力，造成部队基建档案的收集、整理和归档不及时、不规范。

（二）基建档案管理体制不完善，档案质量、安全得不到有效保障

许多单位没有建立基建档案管理部门，没有设立专职档案人员，没有专门的档案工作场所和档案存储库房，基建档案设施设备陈旧落后不能满足档案管理需要。此外，由于基建档案管理现代化程度与工程建设快速发展的需求不匹配，缺乏相应的工程档案管理软件，这些问题都极大地影响了档案管理的工作效率和利用价值。

（三）基建档案立卷标准不规范，立卷质量差

许多单位未能严格按照操作规范做好职责范围内的基建档案整理、组卷、编目、保管、利用工作，从业人员对基建档案的形成规律难以全面掌握，基建档案资料缺乏有机联系，未能构成分类清晰、连续成套的一个整体。特别是未能通过工程项目技术会议、技术交底等形式，解决基建档案工作问题，形成现场办公会议纪要、档案工作总结、简报等文件，也未能采取外聘档案工作专家现场演示、开展业务咨询答疑等方式，对基建档案业务工作进行指导和规范，有效统一基建档案管理标准和操作方法。

三、加强基建档案管理的对策

（一）转变观念，增强对档案重要性的认识

正确认识基建档案是提高基建工程管理质量的关键和保证。抓好基建档案工作，首先要从思想上重视基建档案管理工作，提高认识，从监与管两方面入手，分管档案工作的领导应给以多方面的支持和提供可靠的保障，用规范化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作，建立起"内外"有别而又相互统一的档案管理网络。"内"就是要增强档案意识，注重收集与及时移交，防止档案材料的散失；"外"就是要抓住每一个环节的档案收集，积极与设计、施工、监理等参建单位负责人及档案人员通力协作，以保证归档档案资料的完整、准确、系统。建立档案管理组织，是必须做好的一项基础性工作，因此，要明确有关人员与部门的职责，用制度管人，用制度办事，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料，作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料名目，自建设项目开始，就积极介入。基建档案工作涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等众多部门，单凭兼职的项目管理人员是无法独立完成资料的收集整理、编目建档工作的，因此必须树立全局意识，努力争取单位领导和有关部门的重视与配合，通过档案利用实例，加强档案人员的工作积极性和责任感，提高档案工作的地位，使广大基建工程参与者、利用者逐步认识到档案和档案工作的唯一性和必要性，才能变被动为主动，提高基建档案管理水平。

（二）完善基建档案管理体制，建立健全基建档案规章制度

根据基建工程项目特点和基建档案管理要求，设立相应的档案机构，配备专职档案人员，明确各自管理职责权限，建立基建档案管理网络体系，深化职能，加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。制度要健全，执行要坚决。按照档案管理的法律法规及国家规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料，应根据基建档案形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，如它所包括基本建设工程的规划、设计档案、基本建设施工档案和以竣工图为核心的工程竣工档案等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的基建档案管理实施细则，细则应主要明确本单位基建档案的范围，归档的基本要求和基本内容，基建档案的移交与整理、保存与借阅的要求。这样就可以在组织基建档案的过程中给相关人员提供标准，增加基建档案资料整理的可操作性。

一是资料要齐全，内容要完整。要达到此目标要求，应该重视抓好资料的收集工作，坚持工程项目建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步，坚持档案部门与基建部门相结合，编制分类方案，正确区分和把握依据性文件、基础性文件、工程设计文件、工程管理文件、施工竣工验收及文件、基建财务文件、监理文件等的分类工作，齐抓共管，进一步做好基建竣工归档工作。积极完善规章制度，实行分类装订、专人管理、列入移交，避免档案遗失。通过加大管理力度，规范营房、营产档案，深入开展档案整理专项治理工作，确保了每一宗土地有地籍档案，每一宗房屋有营房档案。要采取调查询问、翻阅台账、查看治理成果等方式逐项了解掌握“两证”办理、非法空余房地产出租、不合理住房清退、基建营房档案完善、规章制度建立等情况，打分汇总，记录备案，将考评结果作为各单位和个人年终评先评优和记功表彰的重要参考依据。

二是管理要及时，立卷要规范。为确保基建工程档案齐全、完整、系统，就要把基建档案工作与工程建设计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系，同步进行，做到工程进度到哪个阶段，档案收集和管理工作跟踪到哪个阶段。建立健全长效机制。对于在建工程，严格按照相关程序完善土地权属来源、规划和验收等手续，对手续不齐全的，一律不得动工建设，对于已办理营房资料的，严格执行产权档案借阅和移交程序，立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰,同时根据基建文件材料的形成规律,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，使档案资料做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理，方便利用，保持其整体功能。

（三）增加投入，加强对有关人员的培训，完善基建档案基础设施配备

档案人员应主动向领导汇报基建档案工作出现的问题以及配置设备设施的必要性，争取各级领导的支持。积极协调建设符合档案保管要求的档案库房和设备，改善基建档案工作环境条件。一个单位基建档案管理的好坏，不仅与本单位的档案规章制度健全与否、主管档案的领导的思想观念、档案管理人员水平的高低息息相关，更与档案资料的组织者对档案资料的重视程度有着极大的关系。针对某些从业人员档案意识薄弱、档案管理人员与负责基建人员工作不协调、缺乏基建方面专职人才、施工企业一般比较重视工程质量和进度等现状，一是要结合建设项目的特点，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，引起参建单位的足够重视，自项目建设开始，应该组织其学习、贯彻国家关于建设项目档案管理的有关法律法规及办法，强化岗前培训，要求做到统一的要求、标准与格式，严把档案质量关，要求做到技监与基建档案同步进行、工程建设与档案材料的积累、整编、审定同步进行，系统掌握项目开工前、项目进行过程中、项目竣工后档案工作的不同点与侧重点，既瞻前顾后，又紧抓过程；二是要组织相关人员，认真学习贯彻《档案法》及国家关于建设项目档案管理的有关法律法规和办法，不断提高业务能力，自觉增强责任意识，做到主动出击、提前拟定计划，实行跟踪收集、动态收集、严把质量，同时要求档案人员，要根据工程进度，紧密与参建单位的经理、施工人员等联系，争取配合，做到边施工、边检查、边记录、边收集资料。